ผู้ประกอบการ SMEs หลายท่าน อาจจะเคยนึกสงสัยว่าทำไมค่าใช้จ่ายของบริษัทที่เราจ่ายไป ถึงแม้จะมีใบเสร็จรับเงินมาอย่างถูกต้องครบถ้วน แต่ฝ่ายบัญชีหรือสำนักงานบัญชีกลับแจ้งว่าไม่สามารถนำมา หัก เป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีได้ หรือสรุปให้เข้าใจง่าย ๆ คือ ค่าใช้จ่ายที่เราจ่ายไปไม่สามารถช่วยให้ผู้ประกอบการประหยัดภาษีได้เลย ดังนั้นทาง ไอร่า แฟคตอริ่ง ขออนุญาตอธิบายให้ผู้ประกอบการ SMEs เข้าใจไปพร้อมกันว่าค่าใช้จ่ายประเภทไหน เป็น หรือ ไม่เป็น ค่าใช้จ่ายทางภาษี
ค่าใช้จ่ายของบริษัท คืออะไร ?
ค่าใช้จ่ายของบริษัท คือ ต้นทุนประเภทหนึ่งที่กิจการได้จ่ายเงินออกไป เพื่อชำระค่าสินค้า หรือบริการ ที่นำมาใช้ในการประกอบกิจการ
โดยค่าใช้จ่ายของบริษัทสามารถแยกได้เป็น “ค่าใช้จ่ายทางบัญชี” และ “ค่าใช้จ่ายทางภาษี” ซึ่งผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักแยกรายการทั้ง 2 แบบไม่ออก อย่างไรก็ตาม สามารถอธิบายให้เข้าใจได้ง่ายได้ดังนี้
ค่าใช้จ่ายทางบัญชี
ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คือ ค่าใช้จ่ายที่บริษัทจ่ายออกไปเป็นค่าสินค้า หรือบริการ ที่มีหลักฐานการจ่ายเงินถูกต้อง เช่น จ่ายค่าเงินเดือนของลูกจ้าง จ่ายซื้อสินค้าเพื่อนำมาขาย โดยค่าใช้จ่ายนี้จะถือเป็นต้นทุนขาย
ค่าใช้จ่ายทางภาษี
ค่าใช้จ่ายทางภาษี หมายถึงค่าใช้จ่ายที่กิจการจ่ายเงินออกไป โดยมีหลักฐานการจ่ายเงินถูกต้อง และกฎหมายอนุญาตให้นำค่าใช้จ่ายดังกล่าวมา หัก จากรายได้ ในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษี
แต่ค่าใช้จ่ายทางภาษีนั้นส่วนใหญ่แล้วจะเหมือนกับค่าใช้จ่ายทางบัญชี แต่จะมีข้อยกเว้น โดยค่าใช้จ่ายบางอย่างสามารถเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชี แต่ไม่สามารถนำมาคำนวณเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เรียกว่า “ค่าใช้จ่ายต้องห้าม”
ค่าใช้จ่ายต้องห้าม
ค่าใช้จ่ายต้องห้าม คือ รายจ่ายที่สรรพากรกำหนดว่า ไม่สามารถนำมาใช้เพื่อหักออกจากรายได้ในการนำมาคำนวณกำไรเพื่อเสียภาษีได้ โดยสามารถแบ่ง ค่าใช้จ่ายต้องห้าม ออกเป็น 8 ประเภท ดังต่อไปนี้
1. รายจ่ายส่วนตัวของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการที่อยู่นอกระเบียบบริษัท
รายจ่ายส่วนตัวของผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ เช่น ค่าน้ำมันรถของผู้บริหาร ค่ากิน เงินช่วยเหลือ งานบุญ งานบวชที่เป็นของส่วนตัวไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับบริษัท หรือค่าใช้จ่ายสำหรับพนักงาน หรือลูกจ้างที่อยู่นอกระเบียบ ไม่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้อย่างเด็ดขาด
ซึ่งหากบริษัทต้องการใช้เป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทหรือต้องการนำเงินของบริษัทมาจ่าย โดยทางที่ดีที่สุด คือการระบุไว้ในระเบียบของบริษัทอย่างชัดเจน โดยจะถือว่าเงินส่วนนี้เป็นสวัสดิการของบริษัทที่มอบให้แก่พนักงาน จึงจะสามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้
2. รายจ่ายเพื่อรับรองลูกค้าที่เกินจากที่กฎหมายกำหนด
กฎหมายได้กำหนดว่าค่ารับรองลูกค้าของบริษัทนั้นจะต้องไม่เกินหัวละ 2,000 บาทต่อครั้ง และต้องไม่เกิน 0.3% ของรายได้บริษัท และเพดานของรายจ่ายในส่วนนี้ สูงสุดอยู่ที่ 10 ล้านบาท ฉะนั้นหากรายจ่ายในรายการนี้เกินจากที่กฎหมายกำหนด จะไม่สามารถนำมาหักออกจากรายได้ตอนเสียภาษีได้
3. รายจ่ายที่ไม่มีผู้รับ
รายจ่ายที่ไม่มีผู้รับ คือ รายจ่ายที่จ่ายเป็นเงินสดและไม่มีการออกใบเสร็จให้ หรือ ไม่มีหลักฐานชัดเจนว่าจ่ายให้ใคร ซึ่งหากไม่มีที่มาที่ไปในการจ่ายเงินที่ชัดเจน จะไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ โดยส่วนมากจะพบในบริษัทขนาดเล็ก ฉะนั้นบริษัทต้องมีการระบุชื่อผู้รับ ออกใบเสร็จ หรือมีหลักฐานการโอนที่ชัดเจน เพื่อใช้เป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี
4. รายจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม
รายจ่ายถัดมาเป็นรายจ่ายที่คนส่วนใหญ่มักเข้าใจผิด นั่นคือรายจ่ายที่เป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยอธิบายง่าย ๆ ว่า ในบริษัทขนาดใหญ่จะมีการจด VAT ซึ่งบริษัทต้องเก็บเงินส่วนหนึ่งไว้เพื่อจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยนำจ่ายภาษีมูลค่าเพิ่มที่สรรพากร
ยกตัวอย่างเช่น บริษัทขายสินค้าราคา 100 บาท เท่ากับว่าบริษัทรับเงินมาจริง ๆ แค่ 93 บาท ส่วน 7 บาทจะถือว่าเป็นส่วนที่ต้องจ่ายค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้นเงินจำนวนนี้ จึงไม่ถือว่าเป็นรายจ่ายทางภาษีของบริษัท
5. รายจ่ายให้กับบริษัทแม่หรือบริษัทลูก
ในทางบัญชีปกติค่าใช้จ่ายที่บริษัทแม่จ่ายให้กับบริษัทลูกจะถือว่าเป็นค่าใช้จ่าย แต่ในทางภาษีตามกฎหมายไทยนั้น บริษัททั้งสองจะถือว่าเป็นบริษัทเดียวกัน ดังนั้นการซื้อสินค้าและบริการะหว่างกัน ถือเป็นเรื่องของการไหลเวียนของเงินในบริษัทเท่านั้น ไม่สามารถนับเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้
6. รายจ่ายค่าอสังหาริมทรัพย์ที่ลดลง
โดยปกติแล้วในทางบัญชีจะมีการประเมินมูลค่าของอสังหาริมทรัพย์อยู่เสมอ เพื่อสะท้อนมูลค่าของสินทรัพย์ที่เปลี่ยนแปลง ในกรณีที่มูลค่าสินทรัพย์ลดลง ทางบัญชีจะถือว่าเป็นรายจ่ายในงบการเงิน แต่ไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ เนื่องจากการประเมินมูลค่าอสังหาริมทรัพย์ไม่สามารถบอกราคาที่แท้จริงได้ จะทราบได้ก็ต่อเมื่อมีการขายเกิดขึ้นจริง ทางสรรพากรจึงห้ามเอามูลค่าของอสังหาริมทรัพย์ของบริษัทที่ลดลงไปนี้ นำมาคิดเป็นรายจ่ายเด็ดขาด
7. รายจ่ายทรัพยากรธรรมชาติที่เสียไป
รายจ่ายทรัพยากรธรรมชาติที่เสียไป ถ้าจะให้ยกตัวอย่างให้เห็นภาพคือ บริษัททำธุรกิจตัดไม้มาขาย แน่นอนว่าไม้ที่ตัดไปย่อมทำให้ทรัพยากรที่มีลดลง โดยในทางบัญชีทั่วไปจะถือว่าเป็นรายจ่ายได้ แต่ในทางภาษีจะไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่สามารถประเมินมูลค่าทรัพยากรที่ถูกใช้ไปได้ และไม่มีกฎเกณฑ์ที่ชัดเจนในการประเมินเพื่อหามูลค่าที่เสียไป ซึ่งถ้าเปิดโอกาสให้นำรายการส่วนนี้มาเป็นค่าใช้จ่าย บริษัทส่วนใหญ่มีแนวโน้มจะประเมินมูลค่าทรัพยากรที่เสียไปเกินจริง เพื่อเป็นการประหยัดภาษีให้กับบริษัท
8. รายจ่ายค่าปรับ
ค่าปรับเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเสมอกับบริษัทไม่ว่าบริษัทจะทำผิดกฎหมายระดับเล็กน้อยหรือมาก และเมื่อต้องเสียค่าปรับ แน่นอนว่าเงินส่วนนี้เป็นของบริษัทที่จ่ายออกไป โดยในทางบัญชีทั่วไปก็ต้องคิดเป็นรายจ่าย แต่ในทางภาษีเราไม่สามารถเอาพวกค่าปรับต่าง ๆ มาคำนวณในส่วนของค่าใช้จ่ายได้ เนื่องจากค่าใช้จ่ายนี้ไม่มีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ โดยสรรพากรมองว่า หากบริษัทปฏิบัติตามกฎหมายอย่างเคร่งครัด ย่อมไม่เกิดค่าใช้จ่ายตรงส่วนนี้ จึงถือว่าค่าปรับไม่ใช่ค่าใช้จ่ายในทางภาษี
ในกรณีที่ท่านผู้ประกอบการธุรกิจเป็นผู้ขายสินค้าหรือบริการ มีคู่ค้าเป็นหน่วยงานรัฐหรือบริษัทเอกชนขนาดใหญ่ แล้วต้องการเงินสดหมุนเวียนเพื่อเสริมสภาพคล่องภายในกิจการทันที ไม่อยากรอจนครบเครดิตเทอมการค้า สามารถนำเอกสารดังกล่าว มาใช้บริการ Factoring (ขายลูกหนี้การค้า) กับ ทาง AIRA สูงสุดถึง 90% ของมูลค่าเอกสาร อนุมัติไว รับเงินสดรวดเร็ว
