ความแตกต่างระหว่าง “ใบแจ้งหนี้  , Bill และ Receipt”

ผู้ประกอบการ หลายๆท่าน คงคุ้นเคยกับเอกสารทางการค้า  ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice), ใบเรียกเก็บเงิน/บิล (Bill) และใบเสร็จรับเงิน (Receipt)  โดยเอกสารทั้งหมดข้างต้น ท่านเคยได้ยิน แต่ผู้ประกอบการหลายท่าน อาจไม่ทราบถึงความแตกต่างของเอกสารเหล่านี้ จึงทำให้เกิดความสับสนและอาจส่งผลทำให้เกิด การสื่อสารคลาดเคลื่อน ดังนั้น เพื่อให้ท่านสามารถสื่อสารและทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารทางการค้าที่อ้างอิง  แล้วจึงมาศึกษาถึงความแตกต่าง

ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่ใช้กับธุรกิจประเภท สินค้าหรือบริการ ที่มีการวางเครดิตในการชำระเงิน

ใบเรียกเก็บเงิน/บิล (Bill)  เป็นเอกสารที่ใช้สำหรับเรียกเก็บเงิน มีความคล้ายคลึงกับใบแจ้งหนี้ เพราะเป็นสิ่งที่จะแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงราคาของสินค้าหรือบริการ เมื่อต้องจ่ายเงิน เนื่องจากมีรายชื่อผลิตภัณฑ์ที่ขายหรือให้บริการพร้อมกับจำนวนเงินที่ต้องชำระสำหรับแต่ละรายการและจำนวนเงินที่ค้างชำระทั้งหมด ซึ่งใบเรียกเก็บเงิน (Bill) มักใช้กับผลิตภัณฑ์และบริการที่ต้องจ่ายเงินในจำนวนเต็ม ไม่มีการค้างชำระใด ๆ 

ใบเสร็จรับเงิน (receipt)   เป็นเอกสารทางการค้า ประเภทหนึ่ง โดย ใบเสร็จรับเงินจะแตกต่างจาก ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ และใบเรียกเก็บเงินที่ต้องขอให้ลูกค้าชำระเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ได้รับ โดยใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสาร / หลักฐานว่าบริการหรือผลิตภัณฑ์นั้นได้รับการชำระเงินแล้ว ดังนั้นใบแจ้งหนี้ (Invoice) หรือใบเรียกเก็บเงิน (Bill) จะมาก่อนการชำระเงิน เมื่อได้รับการดำเนินการเงินเรียบร้อยแล้วจะได้รับใบเสร็จรับเงินมาภายหลัง

ความแตกต่างของ “ใบแจ้งหนี้  , Bill และ Receipt”

            หากท่านเป็นผู้ประกอบการธุรกิจ ท่านจะต้องส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า ในกรณีที่ท่านได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว หลังจากลูกค้าดำเนินการชำระเงินแล้วผู้ขายต้องส่งใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ให้กับลูกค้าด้วย เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการชำระเงิน

            ในทางกลับกันหากท่านเป็นลูกค้าใบแจ้งหนี้คือใบสรุปจำนวนเงินที่ค้างชำระ โดยจะแจ้งรายการ จำนวนเงินที่ค้างชำระและกำหนดระยะเวลาในการชำระเงิน มาในใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice)  และเมื่อท่าน ดำเนินการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้วคุณจะได้รับใบเสร็จรับเงิน (receipt)  ทุกครั้งจากผู้ขาย ส่วนใบเรียกเก็บเงิน/บิล (Bill)  หรือใบเรียกเก็บเงินมักใช้แจ้งให้ชำระ ค่าสินค้าหรือบริการลูกค้าต้องชำระเงินในขณะนั้น

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ถูกส่ง → ลูกค้าทำการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ → รับใบเสร็จรับเงิน (receipt)   

ลูกค้าต้องการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ → ได้รับเอกสารใบเรียกเก็บเงิน/บิล (Bill)  →ลูกค้าทำการชำระเงิน→ รับใบเสร็จรับเงิน (receipt)  

ในกรณีที่ท่านผู้ประกอบการธุรกิจเป็นผู้ขายสินค้าหรือบริการ มีคู่ค้าเป็นหน่วยงานรัฐหรือบริษัทเอกชนขนาดใหญ่  แล้วต้องการเงินสดหมุนเวียนเพื่อเสริมสภาพคล่องภายในกิจการทันที ไม่อยากรอจนครบเครดิตเทอมการค้า สามารถนำเอกสารดังกล่าว มาใช้บริการ Factoring (ขายลูกหนี้การค้า) กับ ทาง AIRA สูงสุดถึง 90% ของมูลค่าเอกสาร อนุมัติไว รับเงินสดรวดเร็ว